Từ xưa đến nay công việc vận chuyển chưa từng được coi là một công việc nhẹ nhàng, đơn giản. Đặc biệt là công việc chuyển văn phòng với quy mô lớn, trang thiết bị nhiều, số lượng giấy tờ sổ sách quan trọng lớn. Nếu không được chuẩn bị một cách cẩn thận, chu đáo thì sẽ rất dễ gây ra những sai sót trong quá trình vận chuyển. Và không mang đến sự thuận lợi, may mắn khi sang bên văn phòng mới. 

Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ những công việc cần làm trước khi chuyển văn phòng. Hi vọng với bộ cẩm nang những công việc cần làm trước khi chuyển văn phòng dưới đây sẽ giúp cho công việc di dời của bạn được thuận lợi, hanh thông. Công việc ở nơi văn phòng mới được may mắn, phát lộc.

Cẩm nang những công việc cần làm trước khi chuyển văn phòng.

1. Lựa chọn địa điểm văn phòng mới.

Trước khi tính đến việc di dời, vận chuyển văn phòng đi nơi khác thì việc đầu tiên bạn cần làm chính là lựa chọn địa điểm thuận lợi cho văn phòng mới. Việc lựa chọn địa điểm cần phụ thuộc vào nhiều yếu tố đặc thù công việc, sản xuất, kinh doanh của công ty. Đồng thời nơi được chọn là địa chỉ văn phòng mới cần có sự thuận tiện về vị trí, có đầy đủ tiện ích nhằm phục vụ tối đa cho công việc, không gian làm việc thoải mái. Vấn đề tài chính khi thuê văn phòng cũng cần phải được tính toán sao cho phù hợp nhất với khả năng tài chính của công ty.

Đây được cho là công việc mà bạn cần phải làm trước khi tiến hành công đoạn chuyển văn phòng. Bởi vì khi đã xác định được địa điểm cụ thế thì mới có thể xác định được thời gian, địa điểm vận chuyển, và cả đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói uy tín.

2. Tính toán trước thời gian chuyển văn phòng.

Sau khi lựa chọn được địa điểm cụ thể, phù hợp để chuyển văn phòng thì bạn tiến hành tính toán thời gian dự kiến để có thể tiến hành công việc vận chuyển. Thời gian chuyển văn phòng tốt nhất được ấn định trước 1 tháng, dựa trên các yếu tố thời tiết, phong thủy, ngày giờ “hoàng đạo”, tình hình, lịch trình hoạt động chung của công ty, thời gian kết thúc hợp đồng nơi làm việc hiện tại, thời gian có hiệu lực của nơi làm việc mới...

Hạn chế tối đa sự ảnh hưởng của công việc vận chuyển tới hoạt động chung của toàn công ty. Nếu có thể thì bạn nên lựa chọn vào những thời điểm cuối tuần, khi đó công ty không phải làm việc, và nhân viên công ty có thể phụ giúp một phần nào đó cho đơn vị vận chuyển. Đặc biệt bạn nên thông báo lịch di dời cho đơn vị chuyển văn phòng trọn gói sớm, để họ có thể chủ động công việc, lên lịch và thực hiện công việc đúng hẹn.

3. Lập kế hoạch cụ thể cho công việc chuyển văn phòng.

Dù bạn đã sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín, chất lượng. Tuy nhiên việc lập kế hoạch các công việc cần làm khi chuyển văn phòng là điều cần thiết và mang tính chất quan trọng giúp bạn chủ động hơn trong mọi công việc. Các công việc mà bạn cần hoạch định có thể bao gồm:

+ Tính toán thời gian chuyển văn phòng dự kiến.

+ Lên kế hoạch thiết kế nội thất văn phòng mới.

+ Sắp xếp các vị trí, phòng ban tại văn phòng mới.

+ Tính toán các trang thiết bị có thể thành lý, những trang thiết bị có thể phải mua mới, hoặc cần bổ sung.

+ Tính toán, dự trù kinh phí di chuyển văn phòng, trong đó bao gồm chi phí cho dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói.

+ Hoàn tất các thủ tục trả văn phòng cũ, thuê văn phòng mới, và các giấy tờ pháp lý liên quan và thay đổi địa điểm kinh doanh (nếu cần).

4. Lên phương án vận chuyển và kiểm kê tài sản.

Được biết nếu bạn thuê dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói thì đơn vị cung cấp sẽ cử nhân viên khảo sát, định lượng khối lượng công việc, số lượng tài sản... Tuy nhiên, công việc kiểm kê tài sản, thống kê chi tiết tổng số tài sản của công ty đó là việc mà bạn cần phải nắm rõ.

Biết được tổng lượng tài sản của công ty giúp bạn ước lượng được khối lượng công việc, thời gian vận chuyển, hình thức vận chuyển. Đồng thời không bị bỏ sót tài sản của công ty, cũng như có thể hình dung được cách bố trí, sắp xếp các đồ vật, thiết bị ở nơi làm việc mới. 

5. Giám sát quá trình vận chuyển và đồng kiểm tài sản tại địa chỉ làm việc mới.

Nếu bạn thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì việc duy nhất bạn cần phải làm trong khi vận chuyển đó chính là giám sát quá trình vận chuyển. Hãy đảm bảo rằng mọi công việc được diễn ra suôn sẻ, thuận tiện theo đúng hợp đồng đã được ký kết giữa công ty và đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển.

Sau khi hoàn tất quá trình vận chuyển văn phòng từ nơi làm việc cũ đến nơi làm việc mới thì bạn nên hướng dẫn cho đơn vị vận chuyển cách sắp xếp đồ đặc trong không gian văn phòng mới. Đồng thời phải đồng kiểm tài sản đã được kiểm kê trước khi vận chuyển cùng đơn vị vận chuyển. Chắc chắn mọi thứ đều được nguyên vẹn, đầy đủ. Nếu có sai sót, hỏng hóc thì bạn cần lập biên bản và báo ngay với quản lý của đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển để thực hiện các biện pháp đền bù theo đúng hợp đồng.

Công việc vận chuyển văn phòng là một trong những công việc khó khăn, phức tạp, bao gồm rất nhiều công đoạn mà bạn cần phải thực hiện. Trên đây là những công việc chính mà bạn cần làm. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm chuyển văn phòng trước đó thì có thể tham khảo ý kiến của đơn vị vận chuyển cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Với kinh nghiệm và trình độ hiểu biết về lĩnh vực vận chuyển của họ, chắc chắn sẽ đưa ra những tư vấn giúp bạn có thể thuận lợi chuyển đổi văn phòng của mình.